1Κατέγραψε τι κάνεις σήμερα
Πριν μπει οποιοδήποτε σύστημα, αξίζει να περιγράψεις με απλά λόγια πώς γίνονται σήμερα οι διανομές: ποιος δέχεται τα τηλεφωνήματα, πώς ενημερώνεις τους οδηγούς, πού σημειώνονται οι παραδόσεις και από πού βγάζεις βασικούς αριθμούς (π.χ. πόσες διανομές έγιναν χθες).
2Ξεκίνα με Απλό πλάνο σαν «ψηφιακό τετράδιο»
Το πρώτο βήμα συνήθως είναι το Απλό πλάνο: τα καταστήματα (ένα ή περισσότερα) καταχωρούν τις παραγγελίες σε ένα κοινό σημείο και κάθε οδηγός αποδέχεται χειροκίνητα τις διανομές από την εφαρμογή Driver. Δεν υπάρχει GPS ούτε σύνθετη ανάθεση – αλλά υπάρχει ιστορικό και ιχνηλασιμότητα.
3Πρόσθεσε GPS και κανόνες διαθεσιμότητας
Όταν ο όγκος μεγαλώσει και θέλεις καλύτερη εικόνα στόλου, το Βασικό πλάνο (Basic) προσθέτει GPS και κανόνες διαθεσιμότητας: οι διανομείς λαμβάνουν αιτήματα ανάλογα με τη θέση και τη διαθεσιμότητά τους και αποδέχονται χειροκίνητα τις διαδρομές, ενώ εσύ βλέπεις σε πραγματικό χρόνο τι συμβαίνει.
4Προχώρησε σε Ημιαυτόματο πλάνο (Semi-Auto) όταν ο όγκος το απαιτεί
Σε στόλους με πολλές παραγγελίες ανά ώρα, η ημιαυτόματη λειτουργία (Semi-Auto) βοηθά να μη χάνεται χρόνος: το σύστημα προτείνει διαδρομές με ομαδοποίηση παραγγελιών, ενώ ο άνθρωπος κρατά τον έλεγχο στην έγκριση. Έτσι, ο dispatcher δεν ξεκινάει κάθε route από το μηδέν.
5Αυτόματο πλάνο όταν τα SLA γίνουν κρίσιμα
Το πλήρως Αυτόματο πλάνο έχει νόημα όταν θέλεις συγκεκριμένα SLA (π.χ. 90% παραδόσεις σε <30 λεπτά) και ο στόλος είναι αρκετά μεγάλος ώστε ο άνθρωπος να μην προλαβαίνει να πάρει κάθε απόφαση μόνος του. Ο αλγόριθμος αναλαμβάνει την ανάθεση, αλλά αφήνει πάντα ιστορικό για το πώς πήρε την απόφαση.
6Μικρά βήματα, μετρήσιμα αποτελέσματα
Σε κάθε στάδιο μπορείς να μετράς βασικά μεγέθη: μέσο χρόνο παράδοσης, πόσες διανομές κάνει κάθε οδηγός, πόσο «αέρα» έχεις στις βάρδιες. Αν αυτά βελτιώνονται, ξέρεις ότι η μετάβαση αξίζει – αν όχι, μπορείς να προσαρμόσεις τις ρυθμίσεις χωρίς να γυρίσεις πίσω σε χαρτιά και τετράδια.